Tööaja arvestus kodukontoris – miks, kas ja kuidas?

kodukontor

Peale COVID-19 leviku algust tänavu kevadel on kodus töötamine kiire ajaga muutunud küllaltki tavapäraseks. Paljudel juhtudel on see ettevõtete jaoks olnud ainus võimalik viis töö jätkamiseks.

 

Nii mõnelgi juhul on see paratamatult ettevõtete omanikele ja juhtidele usaldusprobleemidest tingitud peavalu tekitama hakanud. Töö iseloomust olenevalt on mõnel puhul raske töö tegemiseks kulunud aega hinnata, kui töötajat kontorilaua taga kaheksast viieni näha pole.

Juhid ei muretse ka päris asjatult. Küsitlused on näidanud, et ajaraiskamisest ei saa üle ega ümber ka tavaoludes ehk kontorikeskkonnas. Ühel USA-s läbi viidud küsitlusel tunnistasid ligemale 90% töötajatest, et tegelevad tööpäeva vähemal või suuremal määral kõrvaliste tegevustega, 10% neist koguni 3 või enam tundi päevas. Siinkohal tasub arvestada, et küsiti „ajaraiskamiseks kuluvat“ aega, mis ei pruugi mõne töötaja jaoks tähendada nt koduste asjadega tegelemist, sõbrannaga lobisemist või õhtuks restorani valimist.

Seega ei tule üllatusena, et kodusele režiimile üleminekul on ajaraiskamine ja töö ajal muude asjadega tegelemine juhtide jaoks üks põhilisi murekohti. On oht, et töötajatel väheneb produktiivsus, kaotatakse fookus, langeb ülesannete täitmise kiirus ja suureneb konflikt töö- ja isiklike asjade vahel.

Lahendus tundub esmapilgul ilmselge – tööaja arvestamise tarkvara kasutuselevõtt. Mitmes kontoris töötavad kollektiivid või muul moel eraldiseisvatest meeskondadest või isikutest koosnevad töötajad on sellist lahendust juba aastaid kasutanud. Arvamused sellise tarkvara kasuteguri kohta on aga algusest peale olnud vastakad. 

 

Loome koos Sinu ettevõttele efektiivse ja automatiseeritud värbamiskanali

Miks see nii on? 

Kõige olulisem on, kuidas uusi süsteeme rakendatakse ja juurutatakse. Ükski uus tehnoloogia mis kasutusele võetakse ei ole eos väga hea või väga halb, selle headuse määravad detailid. Tööaja arvestuse tarkvara kasutuselevõtu tulemuslikkus sõltub sellest, kui hästi seda osatakse kasutada. 

Sõltuvalt viiruse edasisest levikust võime sel kevadel tekkinud olukorraga sarnanevasse järgnevate aastate jooksul sattuda veel mitu korda. Kui nõnda halvasti ei lähe, on igal juhul tõusnud ka teadlikkus haigena tööle minemise ohtude osas ning tööandjad peaksid seetõttu ka tulevikus suutma paremini suurt pilti näha ning kodus töötamist rohkem tolereerima hakkama. 

Et niisugust tööaja arvestamise süsteemi kõige paremini käivitada või olemasolevat süsteemi uute oludega kohandada, toome välja mõned näpunäited, mida teha ja mida mitte teha, et süsteem enda ja oma töötajate kasuks tööle panna.

 

 

Vahendid edukaks personalijuhtimiseks

1. Käivitamine

✖ Väldi 

Ära ehmata oma töötajaid päeva pealt uue süsteemi rakendamisega. Sõltumata sellest, kas järsult tekkinud uus normaalsus on trackingu süsteemi kasutuselevõtu põhjuseks või mitte, püüa kindlasti vältida selle järsku ja karmi rakendamist. Et uuendused sõbralikult vastu võetaks, tuleb neid juurutada samm-sammult. Arvesta sellega, et vastasel juhul võidakse neid tajuda vabadust ja privaatsust piiravate negatiivsete uuendustena.

✓ Tee

Võta aega, et uuendusi põhjendada ja nende toimimist selgitada. Korralda oma kollektiiviga koosolek. Teavita oma töötajaid uuendustest ette ja põhjenda neile juba kohe süsteemi vajalikkust. Võta aega, et süsteem kõigile selgeks teha. Potentsiaalsed jututeemad: 

  • Mis süsteem on plaanis kasutusele võtta?
  • Milliseid tegevusi ja ülesandeid on selle abil kavas jälgima hakata?
  • Kuidas ja milleks kogutud andmeid kasutama hakatakse?
  • Privaatsusküsimused
  • Süsteemi kasulikkus töötajate endi jaoks

 

 2. Töötajate juhtimine

✖ Väldi

Ära kasuta süsteemi mikromanageerimiseks. Kuna sellised tarkvarad võimaldavad juhtidele isegi märksa suuremat ülevaadet töötajate tegevusest kui tavatingimustes, on oht kergesti laskuda mikromanageerimisse ning hakata jälgima ja juhtima tegevusi minutite, mitte tundide täpsusega. Teatud süsteemid võimaldavad idee poolest töötajate privaatsust kuritarvitada, jälgides nende tööseadme GPS-asukohta või tehes nende tööarvutitest kuvatõmmiseid. Töötajad tunnevad end aga kui tõsieluseriaali kangelased, kelle iga liigutust jälgitakse ja hinnatakse. Ära sina nii tee. 

✓ Tee

Kasuta tööaja jälgimist vastutustunde edendamiseks töötajate seas. Anna töötajatele võimalus ajajälgimist enda jaoks teha. Produktiivsus on – eriti keerulisematel aegadel – iga töötaja enda huvides mõnevõrra rohkemgi kui nende ülemuste. Loomulikult saad sa kogutud andmeid ka ise kasutada, kuid selliselt ei lasku sa mikromanageerimisse ning tõstad töötajate produktiivsust.

3. Tööaja arvestuse struktuur

✖ Väldi

Ära jäta tööaja arvestusega kaasnevaid protseduure töötajatele endile välja mõtlemiseks. Kas töölaua taga koduste asjadega tegelemine peaks ikkagi kirja minema tööajana või mitte? Milliseid ülesandeid on vaja sisestada ja milliseid mitte? Kui su töötajatel ei ole ühesugust arusaama süsteemi kasutamise loogikast, siis ei ole sealt saadavate andmetega mitte midagi peale hakata.

✓ Tee 

Tööta välja ja juuruta selged ja lihtsad suunised. Ka kõige kaasatuma ja koostooaltima töötaja „koduproduktiivsuse“ kohta käivad andmed on vastasel juhul sinu jaoks kasutud ning kogu tööaja jälgimise süsteem võib töötajatele tunduda mõttetu hirmutustaktikana, millest kaotad nii sina kui ka sinu töötajate produktiivsus. Sinu suunised peaksid kindlaks tegema:

  • Milliseid ülesandeid ja/või projekte peaks süsteemi sisestama ja milliseid mitte?
  • Kuidas peaks töösessioonide aegu salvestama? Kas hommikul käima ja õhtul kinni, või muud moodi?
  • Kuidas peaks ülesandeid ja projekte kategoriseerima?

 

Kokkuvõtteks

Tööaja arvestamise kontseptsioon on iseenesest üsna lihtne, kuid selle kasulik rakendamine on keerukas protsess. Eelpool välja toodud põhimõtetele tuginedes on võimalik süsteem tööle panna kiiresti ja korralikult. 

 

Süsteemi tasa ja targu juurutamine, toetudes järjepidevalt enda välja töötatud metoodikale annab süsteemile sinu ettevõttes või tiimis igal juhul tugeva stardi.

Share on facebook
Facebook
Share on linkedin
LinkedIn

Loome koos Sinu ettevõttele efektiivse ja automatiseeritud värbamiskanali

2020 © LEVEL UP

Töökuulutus sotsiaalmeedias

päeva
tundi
minutit
sekundit
Pakkumine on lõppenud!

Telli teenus soodushinnaga enne, kui taimer nulli tiksub.